Register- och dataskyddsbeskrivning
Musikinstitutet Arkipelag

Denna dataskyddsbeskrivning grundar sig på Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 samt den nationella dataskyddslagstiftning som kompletterar den. I beskrivningen redogörs för hur Musikinstitutet Arkipelag behandlar personuppgifter i sin verksamhet.
Beskrivningen har uppdaterats 1.4.2026.

1. Personuppgiftsansvarig

Understödsföreningen för Musikinstitutet Arkipelag rf
FO-nummer 0433113-0
Fredrikaplanen 2a
21600 Pargas
www.arkipelagmusik.fi

Den personuppgiftsansvarige använder Eepos elevadministrationssystem och Netvisor löneprogram (Visma) för lagring av uppgifter.

2. Kontaktperson för den personuppgiftsansvarige och dataskyddsansvarig

Jenni Uimonen
jenni.uimonen@arkipelagmusik.fi
0400827765

3. Registrets namn

Musikinstitutet Arkipelags elev- och personalregister.

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att ordna undervisningsverksamheten och sköta arbetsgivarens skyldigheter. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är lagen om grundläggande konstundervisning (633/1998) samt lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).

Elevregistret upprätthålls i Eepos-elevadministrationssystem. Endast läroanstaltens administrativa personal samt respektive elevs egen lärare har användarrätt till tjänsten.

De uppgifter som samlas in om eleverna används för att registrera elevernas studier och studieprestationer. Vårdnadshavarnas kontaktuppgifter behövs också för fakturering, utskick av läroanstaltens meddelanden samt för lärarnas kontakt med hemmet.

De anställdas personuppgifter upprätthålls både i Eepos-systemet och i Visma Netvisor löneprogram. I Eepos samlas sådana personuppgifter in som är nödvändiga för personalregistret, och i Netvisor dessutom sådana uppgifter som är nödvändiga för löneutbetalningen. Endast läroanstaltens administrativa personal har användarrätt till Netvisor. Skötseln av de ovan beskrivna uppgifterna utgör ett berättigat intresse.

5. Registrerade personuppgifter, innehåll och informationskällor

Personuppgifter samlas in både från elever och personal. Uppgifterna om elever erhålls huvudsakligen i samband med elektronisk anmälan via Eepos-elevadministrationssystemet, och uppgifterna om personalen samlas in vid början av anställningen.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig huvudsakligen på lagstadgade skyldigheter, för att organisera undervisningen samt för att uppfylla arbetsgivarens skyldigheter. Vissa uppgifter kan även behandlas baserat på den registrerades samtycke, till exempel när det gäller användning av elevens fotografier, namn eller konstnärliga prestationer.

De insamlade personuppgifterna används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

I elevregistret behandlas personuppgifter som är nödvändiga för de ovan angivna ändamålen. Dessa omfattar bland annat:

• för- och efternamn
• kön
• modersmål
• postadress
• telefonnummer
• e-postadress
• födelsedatum
• faktureringsuppgifter
• studieprestationer
• start- och slutdatum för studier
• valda undervisningsämnen
• information om samtycke till användning av fotografier, namn och konstnärliga prestationer

För minderåriga elevers vårdnadshavare behandlas följande uppgifter:

• för- och efternamn
• personbeteckning
• postadress
• telefonnummer
• e-postadress

Från personalen samlas följande uppgifter in till Eepos:

• för- och efternamn
• postadress
• telefonnummer
• e-postadress
• personbeteckning

För löneadministration samlas dessutom nödvändiga uppgifter in i Netvisor.

6. Mottagare av personuppgifter och regelmässiga utlämnanden samt överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter som gäller en enskild person lämnas inte regelmässigt ut till andra parter, med undantag för statistik som hänför sig till undervisningsverksamheten (antalet elever och undervisningens omfattning, utan identifierande personuppgifter), vilka regelbundet lämnas ut exempelvis till statliga utbildningsmyndigheter och Statistikcentralen.

Av en elev som fått kommunplats begärs dessutom i samband med anmälningen samtycke till att namn- och adressuppgifter får lämnas ut till kommunen för kontroll av hemkommunen.

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.

7. Rättelse av uppgifter och den registrerades rättigheter

Eleven eller elevens vårdnadshavare är skyldig att meddela ändringar i sina personuppgifter via Eepos i samband med den årliga fortsättningsanmälan på våren.

Den registrerade har enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning rätt att:

• få information om behandlingen av sina personuppgifter
• granska uppgifter som gäller honom eller henne själv
• begära rättelse av uppgifter
• begära radering av uppgifter (till exempel genom att återkalla ett tidigare lämnat samtycke)
• få meddelande av den personuppgiftsansvarige om rättelse, radering eller begränsning av behandlingen av personuppgifter
• lämna in klagomål till dataombudsmannen, om det finns anledning att anta att personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddslagstiftningen

En begäran om uppgifter ska skickas skriftligen till den personuppgiftsansvarige.

8. Lagringstid för personuppgifter

När en elev avslutar sina studier vid Musikinstitutet Arkipelag arkiveras elevens uppgifter i Eepos-elevregistersystems arkiv. Endast läroanstaltens administrativa personal har tillgång till arkivet, och uppgifterna används inte längre utan en lagenlig grund för behandling.

Läroanstalten är skyldig att permanent bevara sådana nödvändiga uppgifter om eleverna som behövs för intyg. På lagringstiderna tillämpas arkivlagen.

Lagringstiden gör det möjligt att skriva ut deltagarintyg efter att studierna avslutats samt att tillfälligt avbryta och senare återuppta studierna utan att elevens studiehistorik går förlorad.

9. Principer för skydd av personuppgifter

Den personuppgiftsansvarige ser till att lagrade uppgifter, användarrättigheter till elektroniska program och servrar samt andra uppgifter som är kritiska med tanke på säkerheten för personuppgifter behandlas konfidentiellt och endast av de anställda vars arbetsuppgifter förutsätter det.

Även informationssäkerheten för arbetsstationerna säkerställs på behörigt sätt.

Producenten av elevadministrationssystemet och löneberäkningssystemet ansvarar för sina systems informationssäkerhet.