Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Musiikkiopisto Arkipelag
Tämä tietosuojaseloste perustuu Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU) 2016/679 sekä sitä täydentävään kansalliseen tietosuojalainsäädäntöön. Selosteessa kuvataan, miten Musiikkiopisto Arkipelag käsittelee henkilötietoja toiminnassaan.
Seloste on päivitetty 1.4.2026.
1. Rekisterinpitäjä
Musiikkiopisto Arkipelagin kannatusyhdistys ry
Y-tunnus 0433113-0
Fredrikanaukio 2a
21600 Parainen
www.arkipelagmusik.fi
Rekisterinpitäjä käyttää tietojen tallentamiseen Eepos-oppilashallintajärjestelmää sekä Netvisor-palkanlaskentaohjelmaa (Visma).
2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava
Jenni Uimonen
jenni.uimonen@arkipelagmusik.fi
0400827765
3. Rekisterin nimi
Musiikkiopisto Arkipelagin oppilas- ja työntekijärekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on opetustoiminnan järjestäminen sekä työnantajavelvoitteiden hoitaminen. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena toimivat laki taiteen perusopetuksesta (633/1998) sekä laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).
Oppilasrekisteriä ylläpidetään Eepos-oppilashallintajärjestelmässä. Palveluun on käyttöoikeus ainoastaan oppilaitoksen hallinnon henkilökunnalla sekä kunkin oppilaan omalla opettajalla.
Oppilailta kerättäviä tietoja käytetään oppilaiden opintojen ja opintosuoritusten kirjaamiseen. Huoltajien yhteystietoja tarvitaan lisäksi laskutusta, opiston tiedotteiden lähettämistä sekä opettajien yhteydenpitoa varten.
Työntekijöiden henkilötietoja ylläpidetään sekä Eepos-järjestelmässä että Visman Netvisor-palkanlaskentaohjelmassa. Eepokseen kerätään työntekijärekisterin kannalta välttämättömiä henkilötietoja ja Netvisoriin lisäksi palkanmaksun kannalta välttämättömiä tietoja. Netvisorin käyttöoikeus on ainoastaan oppilaitoksen hallinnon henkilökunnalla. Edellä kuvattujen tehtävien hoitaminen muodostaa oikeutetun edun.
5. Käsiteltävät henkilötietoryhmät, rekisterin sisältämät tiedot ja tietolähteet
Henkilötietoja kerätään sekä oppilailta että henkilökunnalta. Oppilaiden tiedot saadaan pääasiassa sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä Eepos-
Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin, opetustoiminnan järjestämiseen sekä työnantajavelvoitteiden hoitamiseen. Joidenkin tietojen käsittely voi perustua myös rekisteröidyn antamaan suostumukseen, esimerkiksi silloin kun kyse on oppilaan valokuvien, nimen tai taiteellisten tuotosten käyttöluvasta.
Kerättyjä henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.
Oppilasrekisterissä käsitellään edellä määriteltyjen tarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Näitä ovat:
- etu- ja sukunimi
- sukupuoli
- äidinkieli
- postiosoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- syntymäaika
- laskutustiedot
- opintosuoritukset
- opintojen alkamis- ja päättymispäivä
- valitut opetusaineet
- tieto oppilaan valokuvien, nimen ja taiteellisten tuotosten käyttöluvasta
Alaikäisten oppilaiden huoltajista käsitellään seuraavat tiedot:
- etu- ja sukunimi
- henkilötunnus
- postiosoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
Henkilökunnalta Eepokseen kerättävät tiedot ovat:
- etu- ja sukunimi
- postiosoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- henkilötunnus
Palkanmaksuohjelma Netvisoriin kerätään lisäksi henkilökunnasta palkanmaksun kannalta tarpeelliset tiedot.
6. Henkilötietojen vastaanottajat, säännönmukaiset luovutukset sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Yksittäiseen henkilöön liittyviä tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, lukuun ottamatta opetustoimintaan liittyvää tilastotietoa (oppilaiden ja opetuksen määrä ilman yksilöiviä henkilötietoja), jota luovutetaan säännöllisesti esimerkiksi valtion opetushallintoviranomaiselle ja Tilastokeskukselle.
Lisäksi kuntapaikan saaneelta oppilaalta pyydetään ilmoittautumisen yhteydessä suostumus nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen kunnalle kotikunnan tarkistamiseksi.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
7. Tietojen korjaaminen ja rekisteröidyn oikeudet
Oppilas tai hänen huoltajansa on velvollinen ilmoittamaan henkilötietoihinsa tulevista muutoksista Eepoksen kautta keväisin tapahtuvan jatkoilmoittautumisen yhteydessä.
Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus:
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- tarkastaa itseään koskevat tiedot
- pyytää tietojen oikaisua
- pyytää tietojen poistamista (esimerkiksi peruuttamalla aiemmin annetun suostumuksen)
- saada rekisterinpitäjältä ilmoitus henkilötietojen oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoittamisesta
- tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli on syytä epäillä, että henkilötietoja on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti
Tietopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Kun oppilas lopettaa opintonsa Musiikkiopisto Arkipelagissa, hänen tietonsa arkistoidaan Eepos-oppilastietojärjestelmän arkistoon. Arkistoon on pääsy vain oppilaitoksen hallintohenkilöstöllä, eikä tietoja enää käytetä ilman lainmukaista käsittelyperustetta.
Oppilaitos on velvollinen säilyttämään oppilaiden todistuksia varten tarvittavat välttämättömät tiedot pysyvästi. Säilytysaikoihin sovelletaan arkistolakia.
Säilytysaika mahdollistaa osallistumistodistuksen kirjoittamisen opintojen päättymisen jälkeen sekä opintojen tilapäisen keskeyttämisen ja myöhemmän uudelleen aloittamisen ilman, että oppilaan opintohistoria häviää.
9. Henkilötietojen suojausperiaatteet
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja, sähköisten ohjelmien ja palvelimien käyttöoikeuksia sekä muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työtehtäviin tämä kuuluu.
Myös työasemiin kohdistuvasta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti.
Oppilashallintajärjestelmän ja palkanlaskentajärjestelmän palveluntarjoajat vastaavat omien järjestelmiensä tietoturvasta.
